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3招實用商英書信!請假也能秀一手!
2018/10/23
英語力

到了年底,相信許多上班族要開始使用特休假,好好休息一下了。通常休長假時,會事先寄發休假通知給同事、長官,或是設定休假自動回覆email,這樣的訊息若內容得當,能夠展現自己的專業,但若誤踩地雷,不僅同事們誤解,本來體貼的心意也大大扣分囉。今天就跟著FUNDAY部落格一起看看,書寫英文版休假通知的3個提點。

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1.禮貌為上,不必透露太多私人訊息

訊息開頭可簡單用Hi, xx department或Hi, everyone,如果是自動回覆email則可用Thanks foryour message。接著不必提到休假原因、去了哪裡等私人訊息,僅需簡述休假起迄時間即可。
例如:
I am currently out of the office and will be back on Nov. 5.
(我目前休假中,將於11月5日銷假上班)。

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2. 務必提及緊急情況處理方式

這部分可說是最主要的訊息內容,若你是公司管理階層,交代好緊急事務處理方式更是重要。
例如:
Please refer all urgent matters to my secretary Mike.
(緊急事件請找我的秘書麥克。)
I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible.
(我明天就會回到辦公室,屆時將盡快回覆您的電子郵件。)

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3. 簡短收尾

基本上結尾使用Regards, Kind regards和Best regards意思都差不多,簡單扼要即可。最好避免太過輕鬆或開完笑的結尾語氣,太可愛的表情符號也不需要,以免「你的快樂建築在別人的痛苦之上」,畢竟你開心休假,同事們都還在上班啊。

休假自動回覆範本如下:
Thank you for your email. I am currently out of the office with limited access to email. I will be back on Nov. 5. Please refer all urgent matters to my secretary Mike. Best Regards, xxx

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