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全英文會議不用怕, 4個要點教你如何準備
2017/11/8
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剛到一家科技公司上班的Danny上個星期被主管指派和要外國客戶開會,但不巧的是,他已經很久沒有開口說英文了,還在試用期的他很擔心自己在會議上的表現不夠好,甚至完全聽不懂客戶在講什麼,再過幾天就要開會了,他應該要怎麼做比較好呢?

 

本週的FUNDAY blog要跟大家分享準備參加英文會議的幾個要點:

 

會前充分準備

花一點時間複習基本的英文,包括簡單介紹自己的名字、職稱(job title)和負責的職務(job responsibilities)。盡可能提早拿到議程表(meeting agenda),先了解有哪些討論事項,就可以準備好自己要說什麼,也能事先想好會需要從其他與會者那得到什麼資訊,也可先試想會被問到什麼問題,該如何用回答這些問題等等。

記得練習用清楚簡短的句子(clear and concise sentences)表達,當被問到問題的時候,才能有自信地回答。

 

選對位置和寫筆記

真正開會的時候,千萬不要想說自己英文不好,不想引起別人的注意而坐在角落的位置,這反而會讓你更無法掌握會議的內容。如果你的聽力不是很好,最好坐在可以清楚看到會議主席和其他與會者的位置。當別人發言的時候,要邊聽邊看著他們的表情(facial expressions)和肢體語言(body language),有助於理解他們所說的話。如果看不到對方,如在電話上與人交談時,要理解對方的話便會困難許多。

開會時也別忘了一定要寫筆記(take notes),盡量把不清楚的部分寫下來,以便在休息時間或會後詢問同事。注意不必把別人說的話一字一句抄下來,只要把關鍵的動詞(key verbs)和重點名詞寫下來就可以了。

 

不懂就要發問

英文會議上最怕的就是,客戶講了一長串英文,你卻完全不懂對方在講什麼,又不得不回話的時候。這時千萬別說「Sorry, I don’t understand. My English is bad.」,只會讓客戶覺得你不夠專業,心想「這家公司怎麼搞的,派一個英文這麼差的人來開會?」

若遇到這種情形,有幾個「緊急用語」( “emergency” phrases)可以派上用場,你可以說:

 

  • I’m sorry. I didn’t hear you clearly. Could you say that again?

抱歉,我沒有聽清楚你說的話,可以請你再說一次嗎?

 

  • I’m sorry. I don’t catch what you said. Could you repeat it (more slowly)?

抱歉,我沒有聽懂你剛才說的話,可以請你(慢一點)再說一遍嗎?

 

  • Sorry, could you repeat that /your point about… please?

抱歉,可以請你再重複剛才說的話嗎?

 

  • I’m not sure I understood /follow your point about….

關於⋯⋯我不確定我有沒有聽懂你的意思。

 

  • Just to make sure I understand. When you say…, you’re talking about … Is that right?

只是想確認一下我有沒有弄懂你的意思,當你說⋯⋯的時候,你的意思是⋯⋯,對吧?

 

以上的句子都能讓你顯得有禮貌又不失專業,參加全英文會議時,有不懂的地方可以盡量發問, 聽不懂也不必感到丟臉,重點是展現出認真參與會議、 願意傾聽和溝通的誠意。

 

學會如何提意見

當然在會議上也不能完全扮演一個被動聆聽者的角色,當你想要主動貢獻自己的想法(contribute your thoughts)時,可以用以下的句子帶出你的意見:

 

  • I’d like to come in here, if I may.

如果可以的話,我想說說自己的想法。

 

  • There’s something I’d like to add to the discussion.

關於我們剛才的討論,我有一點想補充 。

 

  • Can I raise a point here?
    我可以提一個意見嗎?

 

  • I think….

我認為⋯⋯

 

  • In my opinion,….

依我之見,⋯⋯

 

  • As I see it/As far as I am concerned,...

在我看來,⋯⋯

 

  • To be honest/Frankly speaking, ...

老實講/坦白說, ⋯⋯

 

FUNDAY希望以上的分享,能夠幫助你在英文會議上更有自信。

 

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