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正式英文電子信件地雷
2018/2/26
英語力

在商務活動中,我們常常需要使用電子郵件。不過,許多人卻不知道如何寫出正式的電子郵件,導致踩到地雷而不自知。今天就跟著FUNDAY部落格一起看看,寫正式的電子郵件時,有哪些需要避免的大地雷。

 

1. 不要使用錯誤的稱呼

在日常的電子郵件中,有時我們會省略稱呼,但在正式郵件中一定要有。如果你的郵件是寄給多人,例如一個群組或是一個部門,你可以使用Hi, everyone或是Dear 某某部門。若想要輕鬆一些,可以用Hi, there。像是Dears、Dear all或Dear both則是錯誤又過時的用法。而要寄信到不熟悉的公家機關或公司,不確定收件人時,可以使用To whom it may concern。

 

2. 不要使用全大寫

如果你的英文字全都是大寫,會讓人覺得你很生氣地在大叫,是非常失禮的書寫方式。全大寫的文字也會使人較難閱讀。只有當你想要強調某些字的時候,才可以使用大寫字。比如:Please DO NOT use copy machines, because they are broken.。另外,過度使用粗體、紅字、底色,會使收信者眼花撩亂,也須避免喔。

 

3. 不要過度使用驚嘆號

基本上,驚嘆號是用來表達極端的情緒。如果你在信件中很頻繁地使用驚嘆號,會使收件者不太清楚訊息的急迫性。若要表達好消息,一個驚嘆號就足夠了,比如:You did a great job!。如果你是在向上司匯報壞消息,最好不要使用驚嘆號,那只會讓事情看起來更糟。關於使用驚嘆號的一個簡單的守則是:如果你不確定如何使用,就不要用。

 

4. 不要拼錯字、過度使用縮寫

平時打字聊天時,也許我們會使用Tkx、BTW等縮寫,在正式信件中請盡量避免,比如:BTW, need u 2 prepare the slides for the meeting tmr, thx.,這樣的書寫方式會顯得過度懶散,在正式信件中不可使用(其實這樣的用法,有時也會給外國人一種你是小屁孩的感覺喔)。錯字則可能造成語意謬誤,或給人你做事粗心的感覺,也須避免。

 

5. 不將信件主旨過度簡化

許多人都是寫完了信,最後才煩惱信件主旨吧!基本上,信件主旨需簡單明瞭,但不可過度簡化,也不可以將信件內容全都寫在主旨上。比如你要寄出一封關於會議的信,若主旨只打上meeting便是太過簡化,可以寫為slides for weekly meeting、agenda of weekly meeting。

 

 

延伸閱讀:助你更加正確使用英文的好工具:英英字典

https://funday.asia/NewMylessonMobile/blog/blog.asp?blogNo=202

 

 

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