在商務活動中，我們常常需要使用電子郵件。不過，許多人卻不知道如何寫出正式的電子郵件，導致踩到地雷而不自知。今天就跟著FUNDAY部落格一起看看，寫正式的電子郵件時，有哪些需要避免的大地雷。

1. 不要使用錯誤的稱呼

在日常的電子郵件中，有時我們會省略稱呼，但在正式郵件中一定要有。如果你的郵件是寄給多人，例如一個群組或是一個部門，你可以使用Hi, everyone或是Dear 某某部門。若想要輕鬆一些，可以用Hi, there。像是Dears、Dear all或Dear both則是錯誤又過時的用法。而要寄信到不熟悉的公家機關或公司，不確定收件人時，可以使用To whom it may concern。

2. 不要使用全大寫

如果你的英文字全都是大寫，會讓人覺得你很生氣地在大叫，是非常失禮的書寫方式。全大寫的文字也會使人較難閱讀。只有當你想要強調某些字的時候，才可以使用大寫字。比如：Please DO NOT use copy machines, because they are broken.。另外，過度使用粗體、紅字、底色，會使收信者眼花撩亂，也須避免喔。

3. 不要過度使用驚嘆號

基本上，驚嘆號是用來表達極端的情緒。如果你在信件中很頻繁地使用驚嘆號，會使收件者不太清楚訊息的急迫性。若要表達好消息，一個驚嘆號就足夠了，比如：You did a great job!。如果你是在向上司匯報壞消息，最好不要使用驚嘆號，那只會讓事情看起來更糟。關於使用驚嘆號的一個簡單的守則是：如果你不確定如何使用，就不要用。

4. 不要拼錯字、過度使用縮寫

平時打字聊天時，也許我們會使用Tkx、BTW等縮寫，在正式信件中請盡量避免，比如：BTW, need u 2 prepare the slides for the meeting tmr, thx.，這樣的書寫方式會顯得過度懶散，在正式信件中不可使用（其實這樣的用法，有時也會給外國人一種你是小屁孩的感覺喔）。錯字則可能造成語意謬誤，或給人你做事粗心的感覺，也須避免。

5. 不將信件主旨過度簡化

許多人都是寫完了信，最後才煩惱信件主旨吧！基本上，信件主旨需簡單明瞭，但不可過度簡化，也不可以將信件內容全都寫在主旨上。比如你要寄出一封關於會議的信，若主旨只打上meeting便是太過簡化，可以寫為slides for weekly meeting、agenda of weekly meeting。

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