三不要防錯法
In business situations, we need to use email to communicate with colleagues, supervisors and sometimes clients.
在商務活動中，我們需要用電子郵件與同事、上司或是客戶溝通。
business(n.)商務活動situation(n.)情況communicate(v.)溝通colleague(n.)同事supervisor(n.)上司client(n.)客戶
However, many people struggle with writing a formal email.
然而，許多人卻不知道如何寫出正式的電子郵件。
struggle(v.)努力、艱難地嘗試formal(adj.)正式的
Here are some things you should avoid in a formal email.
關於寫出正式的電子郵件，以下是幾件你需要避免的事情。
avoid(v.)避免formal(adj.)正式的
1. Do not use an incorrect salutation
1. 不要使用錯誤的稱呼
incorrect(adj.)不正確的salutation(n.)稱呼
Sometimes we skip the salutation in casual emails, but in formal emails it’s necessary to have it.
在日常的電子郵件中，有時候我們會省略稱呼，但在正式郵件中一定要有。
skip(v.)跳過、省略salutation(n.)稱呼casual(adj.)輕鬆的formal(adj.)正式的necessary(adj.)必要的
If you are sending the email to a group, you could use “Hi everyone” or “Dear XX department”.
如果你的郵件是寄給多人，你可以使用「Hi, everyone」或是「Dear 某某部門」。
department(n.)部門
Salutations like “Dears”, “Dear both” and “Dear all” are wrong and outdated.
而像是「Dears」、「Dear all」或「Dear both」則是錯誤又過時的用法。
salutation(n.)稱呼outdated(adj.)過時的
2. Do not write using all capital letters
2. 不要使用全大寫
capital(n.)大寫字母letter(n.)字母
IF YOU WRITE LIKE THIS, it seems like you are upset and shouting at your receivers.
如果你的英文字全都是大寫，會讓人覺得你很生氣地在大叫。
seem like好像upset(adj.)生氣的shout(v.)大叫receiver(n.)收件者
Text in all uppercase is also more difficult to read.
全大寫的文字也較難閱讀。
text(n.)文ㄓuppercase(n.)大寫
Writing a word in all capital letters makes your text “sound” louder, so you should only do so when you want to emphasize certain words.
因為大寫字會讓你的字句「聲調」變大，只有當你想要強調某些字的時候，你才可以使用大寫字。
capital(n.)大寫字母letter(n.)字母text(n.)文字emphasize(v.)強調certain(adj.)特定的
3. Do not overuse exclamation points
3. 不要過度使用驚嘆號
overuse(v.)過度使用exclamation point驚嘆號
Typically, exclamation points are used to express extreme emotion.
基本上，驚嘆號是用來表達極端的情緒。
typically(adv.)通常exclamation point驚嘆號express(v.)表達extreme(adj.)極端的emotion(n.)情緒
If you are reporting bad news to your supervisor, you should not use exclamation points because that just makes things worse.
如果你是在向上司匯報壞消息，最好不要使用驚嘆號，因為那只會讓事情變得更糟。
report(v.)報告supervisor(n.)上司exclamation point驚嘆號
One simple rule to follow: if you are not sure how to use it, don’t use it.
一個簡單的守則是：如果你不確定如何使用，就不要用。
follow(v.)遵守