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剛到一家科技公司上班的Danny上個星期被主管指派和要外國客戶開會，但不巧的是，他已經很久沒有開口說英文了，還在試用期的他很擔心自己在會議上的表現不夠好，甚至完全聽不懂客戶在講什麼，再過幾天就要開會了，他應該要怎麼做比較好呢？
本週的FUNDAY blog要跟大家分享準備參加英文會議的幾個要點：
會前充分準備
花一點時間複習基本的英文，包括簡單介紹自己的名字、職稱（job title）和負責的職務（job responsibilities）。盡可能提早拿到議程表（meeting agenda），先了解有哪些討論事項，就可以準備好自己要說什麼，也能事先想好會需要從其他與會者那得到什麼資訊，也可先試想會被問到什麼問題，該如何用回答這些問題等等。
記得練習用清楚簡短的句子（clear and concise sentences）表達，當被問到問題的時候，才能有自信地回答。
選對位置和寫筆記
真正開會的時候，千萬不要想說自己英文不好，不想引起別人的注意而坐在角落的位置，這反而會讓你更無法掌握會議的內容。如果你的聽力不是很好，最好坐在可以清楚看到會議主席和其他與會者的位置。當別人發言的時候，要邊聽邊看著他們的表情（facial expressions）和肢體語言（body language），有助於理解他們所說的話。如果看不到對方，如在電話上與人交談時，要理解對方的話便會困難許多。
開會時也別忘了一定要寫筆記（take notes），盡量把不清楚的部分寫下來，以便在休息時間或會後詢問同事。注意不必把別人說的話一字一句抄下來，只要把關鍵的動詞（key verbs）和重點名詞寫下來就可以了。
不懂就要發問
英文會議上最怕的就是，客戶講了一長串英文，你卻完全不懂對方在講什麼，又不得不回話的時候。這時千萬別說「Sorry, I don’t understand. My English is bad.」，只會讓客戶覺得你不夠專業，心想「這家公司怎麼搞的，派一個英文這麼差的人來開會？」
若遇到這種情形，有幾個「緊急用語」（ “emergency” phrases）可以派上用場，你可以說：
- I’m sorry. I didn’t hear you clearly. Could you say that again?
抱歉，我沒有聽清楚你說的話，可以請你再說一次嗎？
- I’m sorry. I don’t catch what you said. Could you repeat it (more slowly)?
抱歉，我沒有聽懂你剛才說的話，可以請你（慢一點）再說一遍嗎？
- Sorry, could you repeat that /your point about… please?
抱歉，可以請你再重複剛才說的話嗎？
- I’m not sure I understood /follow your point about….
關於⋯⋯我不確定我有沒有聽懂你的意思。
- Just to make sure I understand. When you say…, you’re talking about … Is that right?
只是想確認一下我有沒有弄懂你的意思，當你說⋯⋯的時候，你的意思是⋯⋯，對吧？
以上的句子都能讓你顯得有禮貌又不失專業，參加全英文會議時，有不懂的地方可以盡量發問， 聽不懂也不必感到丟臉，重點是展現出認真參與會議、 願意傾聽和溝通的誠意。
學會如何提意見
當然在會議上也不能完全扮演一個被動聆聽者的角色，當你想要主動貢獻自己的想法（contribute your thoughts）時，可以用以下的句子帶出你的意見：
- I’d like to come in here, if I may.
如果可以的話，我想說說自己的想法。
- There’s something I’d like to add to the discussion.
關於我們剛才的討論，我有一點想補充 。
- Can I raise a point here?
我可以提一個意見嗎？
- I think….
我認為⋯⋯
- In my opinion,….
依我之見，⋯⋯
- As I see it/As far as I am concerned,...
在我看來，⋯⋯
- To be honest/Frankly speaking, ...
老實講/坦白說, ⋯⋯
FUNDAY希望以上的分享，能夠幫助你在英文會議上更有自信。
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